jeudi 31 janvier 2013
La question Pourquoi ? est bien connue des enfants en bas âge qui sont en pleine découverte du monde qui les entoure.

Et si les enfants avaient la réponse aux problèmes de manageurs en recherche de solutions.

La règle des 5 Pourquoi permet de trouver la cause d'un dysfonctionnement. Elle consiste à poser plusieurs fois de suite la question : Pourquoi? pour détecter la cause originelle de la problèmatique rencontrée.
Généralement en enchainant les questions commençant par Pourquoi, le manageur obtient une réponse fiable en moins de 5 questions.

Il convient de respecter 2 règles:
- Il faut être en mesure de descendre dans la précision des niveaux de la problèmatique. Le manageur pourra ainsi utiliser une représentation sous forme d'arborescence hierarchique.
- Il faut se focaliser sur la problématique et la décrire objectivement.



Cette technique a été à l’origine développée par Sakichi Toyoda puis fut mise en œuvre chez Toyota pendant l’évolution de ses méthodologies industrielles.
lundi 28 janvier 2013
Un collaborateur part en formation. Le manageur doit respecter la règle de 505 pour que celle-ci se passe bien.

Envoyer un collaborateur en formation n'est pas neutre pour l'entreprise et son manageur. Bien que la formation soit souvent prise en charge par l'OPCA, l'absence du collaborateur "coûte" à l'entreprise.
Il n'est pas question que celle-ci se passe mal.

Aussi, il existe la règle du 505 pour le manageur.

- 5 : Le manageur doit échanger pendant 5 minutes avec le collaborateur sur l'objectif de la formation avant que celui-ci ne parte en formation. C'est l'occasion d'un point et de contrôler la motivation du collaborateur. Cet entrevue peut être l'occasion d'une re-motivation si celui-ci n'est pas moteur pour aller se former.
C'est le moment de vérifier qu'il a tous les éléments pour aller en formation (horaire, plan,...)


- 0 : Le manageur ne doit pas déranger le collaborateur pendant sa formation. Il doit le laisser tranquille pour qu'il soit attentif et efficace pour l'acquisition de nouvelles compétences.

- 5 : Dès le retour de la formation, le manageur et le collaborateur doivent échanger pendant 5 minutes sur le contenu de la formation et le ressenti du collaborateur-stagiaire.


2 fois 5 minutes qui permettront de mettre le collaborateur dans une dynamique d'apprentissage.

dimanche 20 janvier 2013
Vous avez lu un des posts de ce blog. Vous avez envie d'en savoir plus?
Le centre de formation peut vous proposer une formation sur les thèmes abordés dans ce blog.

Après une analyse de vos besoins, les formateurs vous proposeront un programme personnalisé pour une intervention dans vos locaux. Une formation sur-mesure.

Il n'y a pas d'urgences. Il y a que des retards.

Un manageur doit apprendre à gérer son temps pour que les urgences. Ces urgences sont liées généralement à des retards en raison d'une mauvaise anticipation / planification.

Quelques trucs et astuces...

- Organiser son environnement de travail: Un bureau bien rangé est la source d'une bonne organisation et d'un gain de temps potentiel en cas de recherche d'un document (par exemple).
On pourra conseiller au manageur d'adopter la méthode des 5S.

- Planifier. L'outil indispensable au manageur est l'agenda. Lors d'une formation, il m'avait été dit que l'agenda est le slip du manageur. Il doit toujours en avoir un sur lui. Ainsi, il faut toujours avoir son agenda sur soi quelle que soit la forme (papier ou numérique).
Il vous faudra respecter ce planning avec une certaine rigueur.

- Prévoir les imprévus. Lors d'une journée ou d'une semaine de travail, il y a forcement des imprévus. Des choses qui doivent être réalisées sans délai. Aussi, en planifiant vos actions, vos rendez-vous, vos livrables, votre production, il est toujours nécessaires de prévoir de créneaux horaires "Imprévus". Ainsi, si un réel imprévu arrive, vous pourrez le traiter sans vous mettre en retard. Si vous n'avez pas d'imprévu, vous pourrez prendre de l'avance sur d'autres choses.
Bien évidemment, l'imprévu n'arrivera pas le jour et l'heure planifié. Toutefois, en déplaçant un minimum de taches dans l'agenda, vous pourrez répondre aux besoins et problèmatiques.

- Savoir dire non. Ce n'est pas parce que l'on ne répond pas immédiatement que l'on ne sera pas un bon manageur. Typiquement, on sait que certains collègues vont venir nous interrompre pour des questions, des problématiques ou tout simplement pour "papoter". Le manageur doit savoir dire "Non" en précisant que ce n'est pas le moment et qu'il faudra attendre "son tour".

- Décaler ses horaires. Pour éviter les "interruptions" et être plus efficace dans le calme, il ne faut pas hésiter à arriver plus tôt, partir plus tard ou déjeuner sur le pouce. Le manageur est souvent plus efficace lors de période au calme.

- Afficher son indisponibilité. Selon son environnement, il est parfois judicieux de mettre en place un mécanisme pour ne pas être déranger. Certains manageurs qui disposent d'un bureau aime fermer leur porte quand ils ne veulent pas être dérangé.
J'ai déjà vu en open space un manageur mettre tout simplement un panneau "Ne pas déranger". Ou, tout simplement informant ses collaborateurs et collègues que l'on a besoin d'un moment pour traiter efficacement un dossier.

- Se fixer ses objectifs. En se fixant ses propres objectifs, il faut s'y tenir sans mentir. Se mentir à soi-même ou aux autres. Il ne faut pas se trouver de "bonnes excuses" pour décaler ses échéances.


Une situation de crise est toujours complexe à gérer pour un manageur. Qu'il s'agisse d'une crise avec ces collaborateurs, avec ses produits ou services ou extérieure, le manageur se doit de trouver des solutions pour sortir de la situation.

Les attitudes à prôner:
- Anticiper la crise. Bien souvent, une crise ne serait pas une crise si elle pouvait être anticipée. Mais, il faut toutefois mettre en place les mesures préventives. En ayant réfléchi à l'avance à des indicateurs, des procédures de sortie de crise,... le manageur pourra adapter ses travaux, ses reflexions, pour agir plus rapidement et efficacement.

- Ne pas se précipiter. Le manageur ne doit pas confondre efficacité et précipitation. Il est recommandé de bien analyser la situation de crise et de bien penser le plan de sortie de crise. Une mauvaise analyse pourrait engendrer une augmentation de la crise plutôt qu'un dénouement.

- Agir promptement. Il serait illusoire de croire que la crise se résoudra d'elle-même sans rien faire. Une action bien ciblée permet de réduire ou d'arrêter la crise.

- Communiquer. Le manageur doit rester transparent sur les causes de la crise et les conséquences. La vérité se sait très vite. Toutefois, il n'est peut-être pas judicieux de toujours tout dire ou tout expliquer dans les détails. Une bonne communication aux bonnes personnes pour que tout soit comprit sans interprétation ou lancement de rumeurs supplémentaires qui auraient pour effet de créer une seconde crise bien plus grave.

- Positiver. Quelle que soit la cause de la crise, il faut que le manageur puisse motiver pour faciliter la sortie de la crise. Une crise peut-être l'occasion de solidarité, de rapprochements, de développement de l'esprit d'équipe, de développement de nouveaux business, de réinventer son métier,...


dimanche 13 janvier 2013
Une Direction efficace donne les priorités. Un Manager efficace est l’autorité qui les concrétise. Stephen Covey (né en 1932)

Je définirai le manageur comme le chef d'orchestre. S'il donne le rythme et fixe des objectifs individuels, il ne pourrait rien faire sans ses musiciens: ses collaborateurs.
Ce sont les compétences individuelles organisées entre elles qui permettent de construire.

Certaines qualités sont souvent misent en avant pour être un bon manageur:
- Animer. Le manageur anime.
Il faut associer au verbe animer 2 définitions pour être complet. Animer comme mettre quelque chose en mouvement. Animer comme communiquer.
Le manageur doit savoir mettre les collaborateurs en mouvement, au travail. Il doit aussi être bon communicant.

- Ecouter.  Il doit savoir être attentif aux attentes et aux messages des collaborateurs.

- Encadrer. Le manageur a pour mission de superviser les tâches confiées aux collaborateurs tant sur le plan quantitatif que qualitatif. Il fixe les objectifs individuels, mesure la réalisation, suit et motive les collaborateurs.

- Analyser. Un seul grain de sable dans un engrenage maillon pourrait casser toute la machine. Le manageur doit avoir une analyse objective sur les taches réalisées et doit ainsi avoir un esprit d'analyse et de synthèse.

- Contrôler. Je dis souvent que la confiance n'exclut pas le contrôle. Si chaque collaborateur a son périmètre de responsabilité selon son savoir-faire, le manageur contrôle les dysfonctionnements car ils sont souvent difficilement rectifiables sans une identification rapide.

- S'engager. Le manageur s'engage dans la réalisation des tâches qui lui ont été confiées par la direction de l'entreprise. Il est indispensable qu'il maîtrise les outils de base du management tels que le QQCOQPC, le MALINS, le DESC....
jeudi 10 janvier 2013
Le début d'année est souvent l'occasion de la fixation des objectifs par le manageur mais aussi de parler rémunération.
Les collaborateurs attendent souvent ce moment pour demander une augmentation.

Mais, pas toujours évident de parler rémunération tant pour le manageur que le collaborateur.

Si personnellement, je suis pour la transparence sur la rémunération. Je serai pour afficher ma feuille de paie afin que mes collaborateurs sachent réellement quelle est ma rémunération. Ce principe permettrait de lever certains "fantasmes" ou idée reçues sur le salaire.

Quand le collaborateur aborde le sujet en entretien, il faut assumer ses choix ou ceux de ces supérieurs ou ceux imposés par la conjoncture.

La forme est primordiale. Il faut que le discours soit adapté au message.

Dans le cas d'une augmentation, il faut la valoriser. Le message doit être très clair même si celui-ci est généralement porteur de bonne nouvelle pour la collaborateur.
L'augmentation doit être lié à l'atteinte ou le dépassement d'un objectif. Les augmentations programmées (ex: ancienneté) ne sont pas un bon outil de management.
En annonçant l'augmentation, c'est l'occasion de valoriser, féliciter voire remercier. Ces attentions comptent parfois plus que l'aspect financier pour certaines personnes.


Le refus d'augmentation d'un collaborateur est un cas sensible pour le manageur. Il devra garder son calme et sa sérénité pour ne pas démotiver le collaborateur ou être confronté à une colère débordante.
Le manageur pourra s'aider de l'outil DESC en prenant le temps de bien formuler son message et d'écouter le collaborateur.
Le manageur pour être factuel devra pointer du doigt les objectifs non atteints et les pistes de progrès.
Si vous savez avant même l'annonce que le collaborateur peut être démotivé, il est d'autant plus important de préparer l'entretien et identifier des points pouvant permettre de donner une touche positive à cette annonce.


Le gel des salaires. La conjoncture économique est régulièrement la cause du gel des salaires. Si le coût de la vie augmente, les salaires ont du mal à suivre dans certaines entreprises.
La situation de gel des salaires est collective. Sinon, on parlera de refus d'augmentation pour un collaborateur en particulier.
Dans ce cas, il faut préférable de faire une annonce collective. Il faut que le message soit TRES clair et que les raisons soient transparentes et factuelles.
Le manageur doit se positionner comme un pédagogue qui explique une situation. Toutefois, il ne faudra pas démotiver les collaborateurs.
Il est donc nécessaire de trouver une note positive. Trouver un rayon de soleil dans un ciel sombre.



En tant que manageur, il faut parfois passer un message difficile à un collaborateur.
Pas toujours simple d'annoncer une "mauvaise" nouvelle.

Il existe une méthode en 4 lettres pour formuler le message: D.E.S.C.


La méthode du Desc permet au manageur de transmettre un message avec assertivité.
Que signifie DESC?

- D pour Décrire la situation. On va pouvoir dresser un constat factuel de la situation qui est la cause du message difficile à transmettre.

Exemple: Je constate que les objectifs qui ont été fixés ne sont pas atteints. Il a été réalisé X produits alors que l'objectif chiffré était de Y.

- E pour Exprimer son sentiment. Le manageur doit formuler ses sentiments de regret de la situation, sa déception.

Exemple: Je regrette que les objectifs ne soient pas atteints. Je pensais que tu avais les capacités à produire la quantité fixée.

- S pour Suggérer des solutions. Le manageur doit être en mesure de proposer des solutions pour que la situation ne se reproduise pas.

 Exemple: Je te propose de revoir ton poste de travail pour optimiser tes taches. Ainsi, tu pourras mieux répondre aux objectifs. Si besoin, nous pourrons t'envoyer en formation.



- C pour Conclure de façon positive. Il faut toujours terminer sur un message positif pour remotiver le collaborateur.

Exemple: De cette façon, la prochaine fois, l'objectif sera atteint voire dépassé.




N'oublions pas que les objectifs fixés à un collaborateur doivent respecter le MALINS
lundi 7 janvier 2013
Intervenant en tant qu'enseignant vacataire dans un IUT, j'animais un TP. Chaque étudiant avait une liste d'exercices à réaliser. Certains avançaient plus vite que d'autres.
Leurs travaux et leur implication/sérieux était noté.

A quelques minutes de la fin du cours, plusieurs élèves avaient terminé leurs exercices et attendaient la fin pour partir sans vouloir en faire plus.
D'autres étaient en difficulté et en retard sur le groupe.

Et là, une situation pouvant se produire en entreprise: Je demande à un des étudiants ayant terminé s'il voulait bien aider son camarade en lui expliquant comment atteindre l'objectif. A savoir finir ses exercices.
La réponse fut immédiate "NON. Je ne veux pas l'aider. J'ai décidé de ne bosser que pour moi."

En entreprise, quelles sont les clés pour débloquer une telle situation: un collaborateur ne voulant pas travailler en équipe avec un autre.

Le manageur doit:
- Comprendre les raisons du blocage. Le "NON" vient-il d'une problématique entre les collaborateurs ou entre le collaborateur et le manageur ou autre...

- Trouver les moyens permettant de lever ce blocage en mettant en place les mesures et les moyens nécessaires.

- Déterminer l'objectif à atteindre ensemble avec des éléments de motivation

Le dialogue et la négociation sont, selon moi, les priorités. Nous devons entrer dans mécanisme de gestion de conflit. Toutefois, il ne faut pas que ce soit une forme de "chantage" du collaborateur vers le manageur.

La technique consistant à imposer va engendrer une augmentation du conflit potentiel entres les collaborateurs ou les collaborateurs et le manageur.

Pour revenir à mes 2 étudiants, il a suffit de comprendre qu'un étudiant n'avait pas voulu aider l'autre lors d'un précédent cours. Une "querelle" de moyenne et de classement.
En motivant l'étudiant ayant formulé le "NON", par un point supplémentaire sur sa note de TP a permis de lever le blocage. Les 2 étudiants ont terminé le TP ensemble. Le conflit n'est pas pour autant réglé entre eux.

Si la récompense a su lever le blocage (au moins temporairement), celle-ci ne doit pas être systématisée et doit rester exceptionnelle.


Gérer les conflits entre collaborateurs est certaines une des taches les plus complexe du manageur.
Il existe de nombreuses techniques, de multiples formations, des centaines de livres sur le sujet,... preuve qu'il n'y a pas une solution miracle.
Il faut savoir être à l'écoute pour trouver identifier les clés de déblocage du conflit.
mardi 1 janvier 2013
Le début de l'année est l'occasion pour un manageur de souhaiter ses voeux à ses collaborateurs, sa direction, ses clients, ses fournisseurs,...

Plusieurs règles pour éviter les incidents.

Il faut savoir que par tradition il y a un ordre pour souhaiter les voeux. Les plus jeunes présentent leurs vœux aux plus âgés. Dans l'entreprise, on va du haut de la pyramide hiérarchique vers le bas. Même si je déteste cette forme de classification de "puissance".

Ainsi, c'est le manageur ou chef d'entreprise qui doit souhaiter ses voeux en premier à ces collaborateurs.

On évitera dans ce sens que le collaborateur puisse être considéré comme un "cire pompe" par ces collègues ou son supérieur.
C'est aussi un geste managérial fort qui peut être l'occasion de valoriser la collaborateur en glissant un petit mot "personnel" et individuel sans aller dans l'excès ni le copinage.

Si on peut souhaiter les meilleures choses, on évitera certains sujet comme l'argent pour privilégier la réussite, le succès, la promotion, ... des notions plus liées développement.

Sous quelle forme présenter ses voeux? pour les collaborateurs les plus proches et pour lesquels vous avez un contact direct, la version orale et individuelle est souvent la plus simple et directe.

Toutefois, tant pour les collaborateurs que les clients, partenaires et les fournisseurs, il ne faut pas oublier la version écrite.

Si vous êtes tenté par l'envoi groupé d'un mail pour optimiser votre temps, alors, ne faites rien. De même bannissez pour vos relations professionnelles le SMS avec un message unique pour tous vos contacts enregistrés dans votre téléphone portable.

Il faut savoir que les Français restent attachés à la tradition de la carte de voeux envoyée par courrier. Ce courrier traditionnel a toujours plus d'impact que le courrier électronique. Privilégiez aussi le message écrit de façon manuscrite.

Si vous optez pour des cartes toutes faîtes avec un message imprimé, mettez votre touche personnelle avec au moins un message court manuscrit en plus de votre paraphe.

Concernant la carte, il faut limiter les coûts et rester sobre. Trop de luxe dans une carte de voeux et trop d'originalité (ex: humoristique) peuvent avoir un impact négatif sur votre destinataire.

Vous voulez faire un geste en marquant votre "attachement" à une association caritative, à un mouvement (ex: écologie). Attention à votre choix en fonction de vos destinataires.

De même, il ne faut pas mélanger les genres. Utiliser une carte "perso" pour un envoi professionnel ou utiliser les cartes de voeux de l'entreprise pour sa famille et les amis.

Des exemples de formules "passe-partout" :
- Je vous adresse nos meilleurs voeux pour cette nouvelle année.
- J'espère que l'année XXXX sera l'occasion de collaborer de nouveau ensemble.
- Que cette nouvelle année vous permette de réaliser tous vos voeux.
- A l'occasion de cette nouvelle année, je vous adresse tous mes voeux.


Et, quand je reçois une carte de voeux? Il est impératif de répondre à une carte de voeux par sa propre carte de voeux.

Les "vieilles traditions" Françaises ont encore la dent dure face aux nouveaux canaux de communication et aux nouvelles formes de médias.
Mais, casser les codes peut aussi être l'occasion de vous faire remarquer par vos clients ou fournisseurs.